Assistant.e / Secrétaire : facilitateur.trice du quotidien

Personnel administratif, secrétaire, assistante d'une école, d'un collège ou d'un lycée

PREREQUIS : aucun.

Public en situation de handicap

Nous sommes sensibles à l’inclusion des personnes en situation de handicap. Si vous avez un besoin spécifique d’aménagement, contactez-nous en amont de votre inscription afin d’étudier la faisabilité de votre projet (adaptation des supports, accessibilité PMR…), vous pouvez nous contacter au ou nous écrire à  crefi@crefi.fr

OBJECTIFS : 

 A l’issue de la formation, le stagiaire sera capable de :

• Situer le rôle et la mission de secrétaire/assistant(e) au sein d’un établissement scolaire.
• Se positionner comme l’interface indispensable entre les différents collaborateurs de l’établissement, les interlocuteurs extérieurs et la direction.
• Identifier l’importance et l’urgence de chaque demande et savoir prioriser.
• Maîtriser les principaux outils de communication orale et écrite.
• Organiser la circulation de l’information de façon pragmatique et fluide
• Adopter une posture professionnelle rassurante et constructive face à des situations exigeantes ou émotionnellement tendues.

PROGRAMME : 

• Le rôle clé de l’assistant.e / secrétaire dans un établissement scolaire
  • Panorama des missions : administration, communication, relationnel, représentation.
  • Se situer dans l’organigramme : rôles et périmètres d’action.
  • L’assistant.e / secrétaire comme personne-relais et pivot de la communication.
• La posture professionnelle
  • Transmettre une image de qualité : tenue vestimentaire, élocution, attitude constructive, discrétion et confidentialité.
  • Adopter une posture d’écoute active et de communication adaptée selon l’interlocuteur : élève, parent, chef d’établissement, prestataire…
• Gérer les priorités, organiser l’information
  • Gérer l’urgence vs l’importance : matrice de priorisation et réflexes utiles.
  • Traiter plusieurs demandes en même temps sans se disperser.
  • Utiliser des outils simples de gestion de tâches ou de de mails proposés par l’intelligence artificielle.
• Communiquer clairement à l’oral et à l’écrit
  • Les fondamentaux de la communication professionnelle (clarté, concision, ton, formulation).
  • Structurer un message oral ou écrit selon le destinataire.
  • Savoir dire « non » ou « pas maintenant » avec diplomatie.
  • Écrire un mail, une note ou un message clair et respectueux.
  • Faire face aux appels difficiles : parent mécontent, élève stressé, interlocuteur confus.
  • Gérer les émotions en situation : comment rester disponible sans se laisser submerger.

Modalités pédagogiques et méthodes mobilisées

• Formation en présentiel
• Méthodes actives alternant apports théoriques et méthodologiques pour comprendre, des mises en situation pour découvrir et expérimenter, des temps de réflexion individuels et/ou collectifs afin d'étayer l'évolution des pratiques professionnelles et faciliter la mise en œuvre de changements.
• Exercices de sous-groupe, mises en situation, échanges d’expériences, difficultés issues de la pratique sont autant d’éléments supports à la mutualisation et la conceptualisation.

 Modalités et délais d’accès

• L’inscription à la formation se fait sur le site du Créfi.
• Le délai d’accès à la formation ne peut pas être inférieur à 48 heures.
• Les personnes en situation de handicap sont invitées à nous contacter afin de mettre en place les modalités pour leur entrée en formation.

Supports pédagogiques utilisés

• Supports visuels, films…
• Exercices, QCM et études de cas pratiques.

 Documentation remise aux stagiaires

Un livret pédagogique constitué de fiches mémoires et de fiches méthodologiques est remis à chaque stagiaire.

 Modalité d’évaluation initiale

En amont des formations, nous transmettons à chaque participant un questionnaire qui nous permet de faire un point sur leurs besoins et leurs attentes pour adapter au mieux notre programme.

 Modalité d’évaluation finale

• Les acquis sont évalués au fil de la formation sous forme d’exercices ou de quizz par le formateur.
• Une évaluation de la satisfaction des participants est proposée à l’issue de la formation, puis 3 mois après, permettant ainsi de mesurer la transférabilité des acquis.
• Une attestation de formation est envoyée à l’issue de la formation.

À la croisée des chemins entre direction, équipes pédagogiques, familles et partenaires extérieurs la mission des assistant.es/secrétaires dépasse largement la simple gestion administrative : ils/elles incarnent une posture d’accueil, de relais, d’écoute et de disponibilité. Comment répondre à des demandes toujours plus exigeantes ? Comment renforcer sa capacité à organiser, prioriser, transmettre l’information avec clarté et incarner la bienveillance professionnelle attendue ? Comment utiliser les nouveaux outils proposés par l’intelligence artificielle ?